7 kroków do udanego wdrożenia systemu zakupowego

Big Data w zakupach. Rewolucja czy ewolucja?
16 listopada 2017
Dlaczego milenialsi są idealnymi kandydatami do Działów Zakupów? Poznaj 5 powodów
30 listopada 2017

… i nie tylko, bo tak właściwie powinien brzmieć tytuł tego miniporadnika. Wdrożenie każdego systemu informatycznego oznacza dużą zmianę w przedsiębiorstwie. Często to nie decyzja o zakupie oprogramowania biznesowego stanowi największą bolączkę firm, lecz jego implementacja. Co zrobić, by w tym procesie nie czekały na nas przykre niespodzianki?

Korzystając z własnego doświadczenia wdrożeniowego oraz bazując na innych źródłach, zidentyfikowaliśmy siedem błędów głównych, jakie są popełniane w trakcie procesu implementacji nowoczesnych narzędzi IT dla biznesu. Dlatego dziś podpowiadamy, jak w siedmiu krokach usprawnić wdrożenie platformy zakupowej. Jednocześnie wierzymy, że te praktyczne wskazówki są na tyle uniwersalne, iż przydadzą się również w innych dziedzinach.

Krok 1: Angażuj użytkowników końcowych

Choć coraz chętniej sięgamy po innowacyjne oprogramowanie, niejednokrotnie zapominamy o jego finalnych odbiorcach. Nawet w 7 na 10 przypadków wdrożeń użytkownik końcowy systemu nie jest angażowany w proces jego implementacji. Przyczyny tego stanu rzeczy mogą tkwić zarówno w niedostatkach sprzętowych, jak też procesowych. Bywa, że zwyczajnie nie planuje się czasu potrzebnego na zapoznanie się ze zmianami przez pracowników. Brak takiego zaangażowania widoczny jest już w początkowej fazie projektu. Praktyka dowodzi niemniej, że uwzględnienie osób operacyjnych na początku wdrożenia okazuje się ważnym czynnikiem sukcesu.

Krok 2: Zarządzaj metodycznie

Kolejnym krokiem na drodze do efektywnego wdrożenia jest wyznaczenie decyzyjnego Kierownika Projektu. Wybór dedykowanej, decyzyjnej osoby po stronie Klienta usprawnia komunikację zarówno wewnątrz organizacji, jak i z dostawcą oprogramowania. Ponadto kierownik jest zaangażowany w proces zarządzania zmianą i opracowanie harmonogramu oraz nadzoruje wykonanie poszczególnych faz projektu.

Krok 3: Automatyzuj stopniowo

Mimo wielu korzyści, jakie przynosi automatyzacja procesów zakupowych (i nie tylko), należy zachowywać umiar w jej wdrażaniu. Dobra platforma zakupowa cechuje się elastycznością, co ma znaczenie, jeśli w organizacji jest dużo wyjątków lub zachodzi konieczność obsługi wybranych procesów poza systemem. Stopniowa automatyzacja pozwoli wyeliminować te problemy i dostarczać rozwiązania będące odpowiedzią na rzeczywiste potrzeby użytkowników końcowych, które bardzo często są trudne do zdefiniowana na etapie planowania projektu.

Krok 4: Określ prawdziwe potrzeby

Zdefiniowanie rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa wydaje się truizmem, ale w odniesieniu do oprogramowania B2B odgrywa ono kluczową rolę. Zbyt wysokie wymagania w stosunku do realnych potrzeb naraża organizację na straty. Uruchamianie funkcjonalności, które nie będą wykorzystywane bądź też będą wykorzystywane jedynie w niewielkim stopniu jest częstą przyczyną nieudanych wdrożeń. Receptą w tym przypadku jest wdrożenie minimalnej wersji systemu oraz udoskonalanie go w trakcie eksploatacji.

Krok 5: Mierz chęci na możliwości

Każda firma chciałaby, aby wdrożenie przebiegało szybko, efektywnie i tanio. Ale praktyczne możliwości są tutaj bezlitosne. Może być szybko i efektywnie, lecz wówczas będzie drogo. Z kolei szybko i tanio sprawi, że nie będzie efektywnie. Decyzję o kosztach Klient musi podejmować rozważnie. Aby jednak założenia, jakie stawiane są np. platformie zakupowej (redukcja wydatków, usprawnienie pracy, centralizacja i automatyzacja) były spełnione, doradzamy unikanie pośpiechu.

Krok 6: Nie drukuj, lecz edukuj

Niektóre przyzwyczajenia bywają źródłem dość absurdalnych zachowań. Pracownicy drukujący dokumenty, które mogą pozostać wyłącznie w formie elektronicznej, to już pewien standard. Wynika on jednak nie tylko z nawyków, lecz braku zaufania do cyfrowych archiwów czy obowiązujących, wewnętrznych procedur. Rozwiązaniem jest więc zatem zmiana procedur, a przede wszystkim edukacja, by korzystać z drukowanych dokumentów tylko wtedy, gdy jest to niezbędne.

Krok 7: Skup się na jednym problemie i jego rozwiązaniu

Podczas realizacji projektów wdrożeniowych można spotkać się z oczekiwaniami, że jeden system rozwiąże wiele różnych problemów organizacji. Przykładowo: chęć obsługi innych procesów za pomocą systemu typu e-procurement, znacząco odbiegających od procesów zakupowych. W efekcie dochodzi do ciągłego i nadmiernego rozszerzania specyfikacji, a nawet przekraczania budżetu. Dlatego tak ważne staje się określenie problemu, który chcemy rozwiązać i skupienie na jego wyeliminowaniu.

Jeśli chcesz skonsultować z naszymi ekspertami problemy zakupowe w swojej organizacji lub dowiedzieć się, jak przebiegałoby wdrożenie platformy zakupowej NextBuy w Twojej firmie, umów się na bezpłatne demo.


Damian Czernik
Damian Czernik
Posiada 6-letnie doświadczenie we wdrażaniu systemów zakupowych zarówno w sektorze firm prywatnych i państwowych. Uczestniczył w ponad 20-tu projektach wdrożeniowych realizowanych dla średnich i dużych firm z branży kolejowej, energetycznej, FMCG. Oprócz tego posiada ekspercką wiedzę z zakresu organizacji negocjacji z wykorzystaniem e-aukcji. Od 2016 roku odpowiedzialny za prace wdrożeniowe systemu zakupowego NextBuy oraz rozwój systemu pozwalającego na realizację postępowań zgodnych z PZP www.e-zamowienia.pl.
BEZPŁATNE DEMO

W dniu 25 maja 2018 r. wejdzie w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako: „RODO”).

W związku z powyższym informujemy Pana/Panią o przetwarzaniu Pana/Pani danych osobowych przez NextBuy sp. z o.o. oraz o zasadach przetwarzania danych począwszy od dnia 25 maja 2018 r.

Administratorem danych osobowych udostępnionych przez Panią/Pana dobrowolnie w celu komunikacji w zakresie oferty oraz usług świadczonych przez NextBuy sp. z o.o., w tym w celu przeprowadzenia demonstracji działania systemu, jest spółka NextBuy sp. z o. o. z siedzibą w Kielcach przy ul. Karola Olszewskiego 19C, 25-663 Kielce.

Pani/Pana dane osobowe, po uprzednim wyrażeniu odpowiednich zgód, mogą być przetwarzane w celach marketingowych administratora danych lub podmiotów współpracujących z administratorem danych osobowych.

Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane innym odbiorcom, z wyjątkiem podmiotów upoważnionych na podstawie umowy powierzenia, przepisów prawa lub podmiotów, co do których wyraziła Pani/Pan odpowiednią zgodę. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych, poprawiania ich, żądania zaprzestania przetwarzania swoich danych oraz żądania ich usunięcia.

Informujemy, że podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym użytkownika pliki „cookies” jest NextBuy sp. z o.o. z siedzibą w Kielcach przy ul. Karola Olszewskiego 19C, 25-663.

Przysługuje Panu/Pani między innymi prawo do żądania dostępu do przetwarzanych danych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. Ma Pan/Pani prawo wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych, zgłosić sprzeciw oraz skorzystać z innych praw określonych w RODO.

W celu uzyskania dalszych informacji prosimy o zapoznanie się z Polityką Prywatności.

Zgadzam się   /   nie teraz