System zakupowy w małych i średnich firmach. Czy to w ogóle ma sens?

Dlaczego transparentność to kluczowa cecha prawidłowych procesów zakupowych?
20 lutego 2018
Czy działy zakupów powinny przygotować się na RODO? Tak!
4 kwietnia 2018

Źródło: Freepik

Małe i średnie firmy (czyli według europejskich standardów zatrudniające od 10 do 250 pracowników, firmy poniżej 10 pracowników są definiowane jako mikro firmy) stanowią 99% rynku Unii Europejskiej, generują największą liczbę zatrudnionych oraz stanowią ważny element każdej szybko rozwijającej się gospodarki. Tylko w Wielkiej Brytanii powstaje 97 tysięcy małych lub średnich firm rocznie! Małe i średnie firmy wydają między 45% a 60% przychodu na zakup surowców i usług. Właściciele małych i średnich firm wydają również co raz więcej na rozwiązania cyfrowe w chmurze.

Biorąc pod uwagę wszystkie te liczby, kształtuje się następujący obraz: małe i średnie firmy to często kręgosłup gospodarki, dbające o cyfryzację i chętnie adaptujące nowinki technologiczne. Z uwagi na skalę biznesu mądrze inwestują w proste rozwiązania SaaS, które odpowiadają na ich potrzeby, również zakupowe.

W przypadku małych i średnich firm, rozwiązania typu SaaS mają największy sens ze względu na proste wdrożenie, przystępną cenę, elastyczność i dostępność z każdego miejsca. To samo dotyczy systemów zakupowych.

Ale przejdźmy do konkretów. Po co właściwie małym i średnim firmom systemy zakupowe skoro wszystko można umieścić w plikach, wysłać emailem lub po prostu zadzwonić?

Oto 5 powodów, dla których e-procurement ma sens w SME (małych i średnich firmach).

  1. Transparentność.

Jednym z największych problemów firm z grupy SME jest dynamiczny przyrost w krótkim czasie. W ciągu kilku lat firmy rosną z 5 osób (z reguły założycieli) do 50, czy 100. Wówczas komplikuje się kwestia zachowania transparentności procesów zakupowych, bo o ile pliki i maile są wystarczające przy 10 osobach (choć nie zawsze, wszystko zależy od rodzaju działalności), to przy 50 lub więcej osobach z różnymi potrzebami zakupowymi przepływ informacji może być utrudniony (szczególnie jeżeli pracują z różnych biur/miejsc).

  1. Niewielkie zasoby ludzkie

Małe i średnie firmy w pierwszych latach swojej działalności skupiają się przede wszystkich na generowaniu zysków poprzez sprzedaż i rozwój biznesu, mniej na operacyjnym wsparciu. Dojrzałe organizacje z grupy SME również nie tworzą rozbudowanych zespołów zakupowych. A doba ma tylko 24 godziny. Dlatego aplikacje zakupowe świetnie wspierają pracę zakupów w SME automatyzując procesy operacyjne, dostarczając szablony, czy gotowe raporty. Świetnym przykładem na tle europejskim jest np. Finlandia, czy Hiszpania, gdzie w małych i średnich firmach outsourcuje się większość procesów (przede wszystkim IT, ale również zakupy) poprzez wsparcie pracowników odpowiednimi systemami (raport EY).

  1. Dostęp do dostawców

Różnorodność dostawców i regularne weryfikowanie rynku to klucz do oszczędności. Dzięki aplikacjom zakupowym z gotową i sprawdzoną bazą, małe i średnie firmy mogą dowolnie kontaktować się i sprawdzać nowych dostawców. Podczas gdy duże firmy mają w tej kwestii mniejszą elastyczność, w małych i średnich firmach taka forma świetnie się sprawdzi.

  1. Analiza wydatków

To kolejny proces, który można przede wszystkich zautomatyzować dzięki systemowi zakupowemu z modułem raportów, a w efekcie uzyskać rzetelne dane, na podstawie których decyduje się o strategii firmy. Takie dane są kluczowe w przypadku SME, gdzie każdy koszt będzie miał znaczenie.

  1. Usprawnienie komunikacji

Hasło modne i powtarzane na wszystkich biznesowych konferencjach. Ale tak naprawdę ważne w każdym biznesie. Wydaje się, że w małych i średnich firmach nie ma problemu z komunikacją, bo tak naprawdę każdy zna się z każdym, każdy może podejść do każdego, a w najgorszym przypadku napisać wiadomość mailową. Nic bardziej mylnego. Patrz punkt 1. Komunikacja i sprawny przepływ informacji jest kluczowy w zachowaniu transparentności procesów zakupowych i w realizowaniu wspólnej strategii firmy.

Każda mała lub średnia firma jest inna, wiele zależy od branży, ale każda potrzebuje sprawdzonych dostawców, jasnych procesów, automatyzacji tego, co da się zautomatyzować i… oszczędności. Świetnym przykładem wykorzystywania systemu zakupowego w średniej firmie jest firma SDA, której case study możecie przeczytać TUTAJ  i która jest jednym z zadowolonych klientów NextBuy.

Jeśli chcesz zobaczyć w jaki sposób NextBuy może Ci pomóc, umów demo z jednym z naszych ekspertów.


Katarzyna Nitychoruk-Brzeska
Katarzyna Nitychoruk-Brzeska
Zajmuje się rozwojem biznesu w firmach technologicznych, w szczególności na rynkach zagranicznych. Od kilku lat wspiera przedsiębiorstwa marketingowo oraz sprzedażowo. Od niedawna odpowiedzialna w NextBuy za strategię marketingowo-sprzedażową oraz rozwój firmy na europejskich rynkach.
BEZPŁATNE DEMO

W dniu 25 maja 2018 r. wejdzie w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako: „RODO”).

W związku z powyższym informujemy Pana/Panią o przetwarzaniu Pana/Pani danych osobowych przez NextBuy sp. z o.o. oraz o zasadach przetwarzania danych począwszy od dnia 25 maja 2018 r.

Administratorem danych osobowych udostępnionych przez Panią/Pana dobrowolnie w celu komunikacji w zakresie oferty oraz usług świadczonych przez NextBuy sp. z o.o., w tym w celu przeprowadzenia demonstracji działania systemu, jest spółka NextBuy sp. z o. o. z siedzibą w Kielcach przy ul. Karola Olszewskiego 19C, 25-663 Kielce.

Pani/Pana dane osobowe, po uprzednim wyrażeniu odpowiednich zgód, mogą być przetwarzane w celach marketingowych administratora danych lub podmiotów współpracujących z administratorem danych osobowych.

Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane innym odbiorcom, z wyjątkiem podmiotów upoważnionych na podstawie umowy powierzenia, przepisów prawa lub podmiotów, co do których wyraziła Pani/Pan odpowiednią zgodę. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych, poprawiania ich, żądania zaprzestania przetwarzania swoich danych oraz żądania ich usunięcia.

Informujemy, że podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym użytkownika pliki „cookies” jest NextBuy sp. z o.o. z siedzibą w Kielcach przy ul. Karola Olszewskiego 19C, 25-663.

Przysługuje Panu/Pani między innymi prawo do żądania dostępu do przetwarzanych danych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. Ma Pan/Pani prawo wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych, zgłosić sprzeciw oraz skorzystać z innych praw określonych w RODO.

W celu uzyskania dalszych informacji prosimy o zapoznanie się z Polityką Prywatności.

Zgadzam się   /   nie teraz